Moni yrittäjä epäröi verkkosivujen siirtoa, koska pelkää sivuston katoavan, sähköpostien lakkaavan toimimasta tai koko verkkosivuston joutuvan uudelleen rakennettavaksi. Hyvin suunniteltuna siirto voidaan kuitenkin hoitaa hallitusti.
WordPress-sivusto voidaan usein siirtää uudelle palveluntarjoajalle sellaisenaan. Samalla voidaan tarkistaa, missä kunnossa sivusto on ja millaista ylläpitoa se jatkossa tarvitsee. Jos tilanne arveluttaa, kysy meiltä. Saat meiltä aina rehellisen mielipiteen, mitä sivustollesi kannattaa tehdä.
Milloin palveluntarjoajan vaihtaminen kannattaa?
Palveluntarjoajan vaihtamista kannattaa harkita, jos nykyinen ratkaisu aiheuttaa jatkuvasti ylimääräistä työtä tai epävarmuutta.
Yleisiä syitä vaihtamiseen ovat:
- palveluntarjoajaa on vaikea tavoittaa
- tukipyyntöihin ei vastata
- sivuston päivittäminen tai muuttaminen on hankalaa
- laskutuksen sisältö on epäselvä
- ylläpidosta ei ole sovittu
- yrityksellä ei ole tarvittavia tunnuksia
- sivusto ja sähköpostit ovat hajallaan usealla toimittajalla
- yritys haluaa keskittää palvelut yhdelle kumppanille.
Vaihtaminen ei tarkoita, että vanha palveluntarjoaja olisi välttämättä tehnyt jotain väärin. Yrityksen tarpeet ovat voineet muuttua, eikä aikaisempi palvelu enää vastaa nykyistä tilannetta.
Pitääkö verkkosivusto rakentaa uudelleen?
Ei välttämättä.
Jos sivusto on rakennettu WordPressillä ja tarvittavat käyttöoikeudet ovat saatavilla, se voidaan yleensä kopioida uuteen ympäristöön. Sivuston sisältö, kuvat, ulkoasu ja rakenne voidaan säilyttää.
WordPressin siirtäminen sisältää sivuston tiedostot ja tietokannan. Siirto pitää tehdä huolellisesti, jotta sivuston osoitteet ja toiminnot säilyvät oikein.
Uudelleenrakentaminen voi olla tarpeen, jos sivusto on tehty suljetulla alustalla, josta valmista toteutusta ei voida siirtää. Tällöin tekstit ja kuvat voidaan usein hyödyntää, mutta itse sivusto rakennetaan uudelle alustalle. Uudelleenrakentamisen yhteydessä voidaan suunnitella ja toteuttaa sivustolle myös uusia ominaisuuksia tai muokata enemmänkin ulkoasua.
Myös hyvin vanha tai vaikeasti muokattava WordPress-sivusto voi olla järkevämpi uudistaa siirron yhteydessä. Päätös tehdään kuitenkin vasta nykyisen sivuston tarkistamisen jälkeen. Jos sivusto on järkevämpi rakentaa uudelleen, me Team3:lla hyödynnämme siihen Elementor-sivustonmuokkainta.
Verkkosivusto, verkkotunnus ja sähköpostit ovat eri asioita
Palveluntarjoajan vaihdossa on tärkeää erottaa kolme kokonaisuutta:
- Verkkosivusto
- Verkkotunnus eli domain
- Yrityksen sähköpostit
Ne voivat olla kaikki samalla palveluntarjoajalla tai jokainen eri paikassa.
Verkkosivusto voidaan siirtää ilman, että verkkotunnuksen omistaja vaihtuu. Myös sähköpostit voidaan jättää nykyiselle palveluntarjoajalle, vaikka verkkosivusto siirtyisi muualle. Ennen siirtoa selvitetään, missä palvelut sijaitsevat ja mitä niistä halutaan siirtää. Näin vältetään turhat muutokset ja ennalta arvaamattomat katkokset palveluissa.
Näin verkkosivujen siirto etenee
1. Nykyisen tilanteen kartoitus
Ensimmäiseksi selvitetään, millä alustalla sivusto on toteutettu ja missä sitä ylläpidetään.
Samalla tarkistetaan:
- kenellä ovat sivuston tunnukset
- kuka hallinnoi verkkotunnusta
- missä yrityksen sähköpostit sijaitsevat
- onko sivustosta saatavilla varmuuskopio
- onko käytössä maksullisia lisäosia tai lisenssejä.
Asiakkaan ei tarvitse osata selvittää kaikkea itse. Uusi palveluntarjoaja voi auttaa tunnistamaan tarvittavat tiedot ja kertoa, mitä nykyiseltä toimittajalta pitää pyytää.
2. Sivuston kunnon tarkistaminen
Ennen siirtoa kannattaa tarkistaa, että sivusto on sellaisessa kunnossa, että se on järkevää siirtää.
Tarkistuksessa voidaan havaita esimerkiksi vanhentuneita lisäosia, toimimattomia lomakkeita tai sisältöjä, jotka pitäisi päivittää. Kaikkia puutteita ei tarvitse korjata ennen siirtoa, mutta niistä on hyvä olla tietoinen.
Tarkistuksen perusteella voidaan päättää, siirretäänkö sivusto nykyisessä muodossaan vai tehdäänkö samalla pieniä korjauksia.
3. Varmuuskopion ottaminen
Sivustosta otetaan varmuuskopio ennen muutosten tekemistä. Varmuuskopio sisältää sivuston tiedostot ja sisällöt.
Varmuuskopion tarkoitus on varmistaa, että sivusto voidaan palauttaa, jos siirron aikana ilmenee ongelmia.
Tämä vaihe on tärkeä, vaikka verkkosivusto näyttäisi toimivan normaalisti. Muutoksia ei pidä aloittaa ilman palautusmahdollisuutta.
4. Sivuston kopioiminen uuteen ympäristöön
Sivusto kopioidaan uuden palveluntarjoajan ympäristöön ennen kuin kävijöitä ohjataan sinne.
Uudessa ympäristössä voidaan tarkistaa rauhassa, että:
- sivut avautuvat oikein
- kuvat näkyvät
- valikot toimivat
- lomakkeet lähettävät viestejä
- sivuston ulkoasu on säilynyt
- ylläpidon tunnukset toimivat.
Nykyinen sivusto voi jatkaa toimintaansa tarkistusten ajan. Vasta kun uusi versio on valmis, liikenne ohjataan siihen.
5. Verkkotunnuksen ohjaaminen
Kun uusi ympäristö on tarkistettu, yrityksen verkkotunnus ohjataan uudelle sivustolle. Verkkotunnuksen nimi ei muutu, joten asiakkaat käyttävät jatkossakin samaa osoitetta.
.fi-verkkotunnuksen välittäjän voi vaihtaa ilman erityistä perustetta. Vaihdossa käytetään välittäjän vaihtoavainta, joka on voimassa 30 päivää. Pyynnön voi tehdä nykyiselle tai tulevalle välittäjälle. Verkkotunnuksen siirtäminen Team3:n palveluun on ilmaista.
Verkkotunnuksen välittäjää ei kuitenkaan ole aina tarpeen vaihtaa. Jos nykyinen verkkotunnuspalvelu toimii hyvin, pelkkä sivuston ohjaus voi riittää.
6. Sähköpostien toiminnan varmistaminen
Yrityksen sähköpostit voivat käyttää samaa verkkotunnusta kuin verkkosivusto, mutta ne ovat erillinen palvelu.
Sähköposteihin liittyviä asetuksia ei pidä muuttaa vahingossa sivuston siirron yhteydessä. Ennen muutoksia varmistetaan, pysyvätkö sähköpostit nykyisellä palveluntarjoajalla vai siirtyvätkö ne samalla.
Jos sähköpostit siirretään, vanhat viestit ja kansiot pitää ottaa huomioon erikseen. Jos sähköpostipalvelu ei muutu, sen toiminta voidaan säilyttää ennallaan.
7. Lopputarkistus ja vanhan palvelun päättäminen
Siirron jälkeen sivuston tärkeimmät sivut ja toiminnot tarkistetaan vielä uudelleen.
Vanhaa palvelua ei kannata lopettaa ennen kuin on varmistettu, että:
- uusi sivusto toimii
- yhteydenottolomakkeet lähettävät viestejä
- sähköpostit toimivat
- tarvittavat tunnukset ovat asiakkaalla
- varmuuskopiot on järjestetty
- ylläpidon vastuut on sovittu.
Kun kaikki on kunnossa, tarpeettomat vanhat palvelut voidaan irtisanoa niiden sopimusehtojen mukaisesti.
Mitä tunnuksia siirrossa tarvitaan?
Kaikkia tunnuksia ei välttämättä tarvita jokaisessa projektissa. Tavallisesti hyödyllisiä ovat:
- WordPressin käyttäjätunnukset (admin-tasolla)
- nykyisen webhotellin tunnus
- verkkotunnuksen hallintatiedot
- tiedot sähköpostipalvelusta
- analytiikan ja muiden yrityksen työkalujen käyttöoikeudet.
Jos tunnuksia ei löydy, ensimmäinen askel on pyytää ne nykyiseltä palveluntarjoajalta. Me Team3:lla aina autamme sinua muotoilemaan pyynnön ja kertomaan, mitkä tiedot ovat siirron kannalta olennaisia.
Tunnusten puuttuminen voi hidastaa siirtoa, mutta se ei automaattisesti estä sitä. Tilanne arvioidaan käytettävissä olevien tietojen perusteella.
Jos et tiedä missä verkkotunnuksesi on tällä hetkellä ylläpidossa, voit käyttää esim. Whois-hakua sen selvittämiseen.
Voiko sivustoa muokata siirron yhteydessä?
Kyllä. Siirto on hyvä hetki tehdä pieniä korjauksia, jos sivustolla on vanhentuneita tietoja tai selkeitä käytettävyysongelmia.
Samalla voidaan esimerkiksi:
- päivittää yhteystiedot
- korjata yhteydenottolomake
- selkeyttää valikkoa
- poistaa vanhoja palveluita
- lisätä uusia sisältöjä
- järjestää sivustolle jatkuva ylläpito.
Jos muutostarpeita on paljon, verkkosivujen uudistaminen voidaan suunnitella erilliseksi projektiksi. Sivusto voidaan ensin siirtää turvalliseen ympäristöön ja uudistaa myöhemmin.
Palveluntarjoajan vaihtaminen ei saa tuntua vaikealta
Verkkosivujen siirto uudelle palveluntarjoajalle on ennen kaikkea hallittu kokonaisuus. Asiakkaan ei tarvitse tuntea webhotelleja, nimipalveluita tai sivuston teknistä rakennetta.
Hyvän palveluntarjoajan tehtävä on selvittää nykytilanne, suunnitella siirto ja kertoa ymmärrettävästi, mitä asiakkaalta tarvitaan. Voit luottaa siihen, että saat meiltä aina tilannekatsauksen ymmärrettävässä muodossa ja tiedät aina, mitä seuraavaksi tapahtuu.
Team3 tarjoaa verkkosivujen toteutuksen, ylläpidon ja yrityksen sähköpostipalvelut saman katon alta. Palvelut voidaan myös toteuttaa asiakkaan toivomaan ylläpitoympäristöön, jos kaikkea ei haluta siirtää.
Ota yhteyttä ja lähetä meille nykyisen verkkosivustosi osoite. Selvitämme, voidaanko sivusto siirtää sellaisenaan vai olisiko samalla järkevää tehdä pieniä muutoksia.
